Säkerhet och integritet

Ditt arbete är viktigt. Det är dina data också.

Säkerhet, integritet och ansvarsfull AI är viktiga när information från det dagliga arbetet hanteras. Läs om arbetssammanhanget, granskningsprocessen och de frågor ni bör diskutera innan ni använder EMO i er organisation.

Era data

EMO samlar arbetsrelaterade samtal, uppgifter, filer och rapporter i ett sammanhängande arbetssammanhang. Beroende på arbetsflödet kan informationen omfatta meddelanden, uppgiftsdetaljer, anteckningar, foton och PDF-filer.

Användarvillkoren anger att kunder behåller rättigheterna till det innehåll de laddar upp eller skapar. För organisationsgemensam information bör ni komma överens om vem som ansvarar för delning, åtkomst och förfrågningar om data.

Säkerhet och åtkomst

Att dela arbetsinformation börjar med att avgöra vilka som ska vara delaktiga. Diskutera organisationens åtkomstkrav med EMO, inklusive användarroller, delade arbetsuppgifter och dokument samt personlig information från det dagliga arbetet.

I det dokumenterade uppgiftsflödet föreslår Session en uppgift som användaren får granska och bekräfta. Granska detaljerna och den avsedda mottagaren innan ni skapar eller delar en arbetsrelaterad post.

AI och er information

AI hjälper till att tolka arbetsrelaterade meddelanden och föreslå strukturerade uppgifter eller rapporter. Vilken information som berörs beror på förfrågan och det kopplade arbetssammanhanget. Användarvillkoren kräver att användare granskar AI-genererat innehåll innan de förlitar sig på det.

Innan ni skickar in känslig information eller information med hanteringsrestriktioner bör ni fråga EMO vilka leverantörer som behandlar den, vilken information som skickas och vilka villkor för träning, lagringstid och avtal som gäller för er avsedda användning.

Datalagring och infrastruktur

Var data finns handlar om mer än var den huvudsakliga arbetsrelaterade posten lagras. Som underlag för organisationens bedömning bör ni fråga om fillagring, AI-behandling, säkerhetskopior och supportens åtkomst samt eventuella internationella överföringar och tillämpliga skyddsåtgärder.

Praktiska frågor

Vem kan komma åt vårt företags information?

Utgå från vilka personer som behöver arbetsinformationen och vilka delningsinställningar er organisation kräver. Kontakta EMO för att diskutera hur åtkomsten ska ordnas för ert avsedda arbetsflöde.

Var lagras våra data?

Fråga EMO vilka behandlingsplatser som gäller för den tjänst ni avser att använda, inklusive filer, AI-behandling, säkerhetskopior och support. Företagets geografiska placering beskriver inte i sig alla platser där data behandlas.

Använder EMO kundinnehåll för att träna AI-modeller?

Utgå inte från att alla AI-funktioner eller leverantörer har samma villkor. Fråga EMO vilka begränsningar för träning och vilka leverantörsvillkor som gäller för er avsedda användning innan ni skickar in information med hanteringsrestriktioner.

Vad händer när information skickas till en AI-leverantör?

De relevanta frågorna är vilket innehåll som skickas, varför det behövs, var det behandlas och hur leverantören hanterar det efteråt. Kontakta EMO för att diskutera dessa krav för ert arbetsflöde.

Kan vi radera eller exportera våra data?

Användarvillkoren behandlar åtkomst, export och byte av tjänst. Kontakta EMO för att diskutera vilken process som finns tillgänglig för organisationens lagrade information, inklusive omfattning, format och eventuella skyldigheter att bevara information.

Stöder EMO GDPR-relaterade krav?

Läs integritetsdokumenten och diskutera organisationens krav på databehandling med EMO. Ansvarsfördelningen beror på informationen och det tillämpliga avtalet. Dokumenten utgör ingen säkerhetscertifiering.

Finns det ett personuppgiftsbiträdesavtal?

Ett personuppgiftsbiträdesavtal (DPA) har tagits fram som ett utkast för juridisk granskning. Det är inte en godkänd avtalsversion. Kontakta EMO om villkoren för behandling av data i verksamheten innan ni förlitar er på det.

Vem ska vi kontakta om säkerhet eller integritet?

Kontakta Mika Ketola på mika.ketola@emosoftware.fi med era frågor om säkerhet eller integritet. Mika Ketola är den kontaktperson som anges i användarvillkoren.