EMO
Start met EMO

Beveiliging & Privacy

Jouw werk doet ertoe. Jouw gegevens ook.

Beveiliging, privacy en verantwoorde AI zijn essentieel bij het verwerken van dagelijkse werkinformatie. Ontdek de werkcontext, het controleproces en de aandachtspunten om te bespreken voordat u EMO binnen uw organisatie inzet.

Uw gegevens

EMO brengt werkgesprekken, taken, bestanden en rapportages samen in één samenhangende werkcontext. Afhankelijk van de workflow kan informatie bestaan uit berichten, taakdetails, notities, foto's en pdf's.

De gebruiksvoorwaarden bepalen dat klanten de rechten behouden op de content die ze uploaden of aanmaken. Maak voor organisatiebrede informatie duidelijke afspraken over wie verantwoordelijk is voor delen, toegang en gegevensverzoeken.

Beveiliging en toegang

Het delen van werkinformatie begint met bepalen wie erbij betrokken moet worden. Bespreek de toegangsvereisten van uw organisatie met EMO, inclusief gebruikersrollen, gedeelde werkgegevens en persoonlijke dagelijkse informatie.

In de gedocumenteerde taak-workflow stelt Session een taak voor die de gebruiker kan controleren en bevestigen. Controleer de details en de beoogde ontvanger voordat u een werkitem aanmaakt of deelt.

AI en uw informatie

AI helpt werkberichten te interpreteren en gestructureerde taken of rapporten voor te stellen. Welke informatie hierbij betrokken is, hangt af van het verzoek en de gekoppelde werkcontext. Volgens de gebruiksvoorwaarden moeten gebruikers door AI gegenereerde content controleren voordat ze hierop vertrouwen.

Vraag EMO vóór het invoeren van gevoelige of vertrouwelijke informatie welke providers deze verwerken, welke gegevens worden verzonden en welke voorwaarden voor training, bewaring en contracten gelden voor uw beoogde gebruik.

Gegevensopslag en infrastructuur

De opslaglocatie van data omvat meer dan alleen het primaire werkdossier. Vraag voor de beoordeling door uw organisatie naar bestandsopslag, AI-verwerking, back-ups en ondersteuningstoegang, evenals eventuele internationale doorgiften en toepasselijke waarborgen.

Privacy en AVG

Het privacybeleid voor de website geldt voor aanmeldingen en aanvragen via de website. Het privacybeleid voor de app beschrijft app-gerelateerde informatie. Voor door de klant beheerde werkdata en EMO's eigen account- of bedrijfsinformatie kunnen verschillende verantwoordelijkheden gelden, die moeten worden vastgelegd in de van toepassing zijnde overeenkomst.

Neem contact op met EMO voor zakelijke verwerkingsvoorwaarden en om de toepasselijke overeenkomst voor uw organisatie te bespreken. De huidige DPA is een concept voor juridische toetsing, geen goedgekeurde contractuele versie.

Praktische vragen

Wie heeft toegang tot de gegevens van ons bedrijf?

Begin bij de mensen die de werkinformatie nodig hebben en de gewenste deelinstellingen binnen uw organisatie. Neem contact op met EMO om de toegangsafspraken voor uw beoogde workflow te bespreken.

Waar worden onze gegevens opgeslagen?

Vraag EMO naar de verwerkingslocaties voor de door u gewenste dienst, inclusief bestanden, AI-verwerking, back-ups en support. De vestigingslocatie van een bedrijf dekt niet automatisch elke locatie waar data wordt verwerkt.

Gebruikt EMO klantcontent om AI-modellen te trainen?

Ga er niet van uit dat elke AI-functie of -provider dezelfde voorwaarden hanteert. Vraag EMO vóór het invoeren van vertrouwelijke informatie naar de trainingsbeperkingen en providervoorwaarden die gelden voor uw beoogde gebruik.

Wat gebeurt er wanneer informatie naar een AI-provider wordt verzonden?

Belangrijke vragen zijn: welke content wordt verstuurd, waarom is dit nodig, waar wordt het verwerkt en hoe gaat de provider er daarna mee om? Neem contact op met EMO om deze vereisten voor uw workflow te bespreken.

Kunnen we onze gegevens verwijderen of exporteren?

De gebruiksvoorwaarden behandelen toegang, export en overstappen. Neem contact op met EMO om de beschikbare procedure voor de gegevens van uw organisatie te bespreken, inclusief omvang, bestandsformaat en eventuele bewaarplichten.

Ondersteunt EMO AVG-gerelateerde vereisten?

Lees de privacydocumenten en bespreek de verwerkingsvereisten van uw organisatie met EMO. Verantwoordelijkheden hangen af van de informatie en de toepasselijke overeenkomst; de documenten vormen geen beveiligingscertificering.

Is er een verwerkersovereenkomst (DPA) beschikbaar?

Er is een DPA opgesteld als concept voor juridische toetsing. Dit is geen goedgekeurde contractuele versie. Neem contact op met EMO over zakelijke verwerkingsvoorwaarden voordat u hierop vertrouwt.

Met wie kunnen we contact opnemen over beveiliging of privacy?

Neem met vragen over beveiliging of privacy contact op met Mika Ketola via mika.ketola@emosoftware.fi, de contactpersoon zoals genoemd in de gebruiksvoorwaarden.

Vragen over beveiliging of privacy?

Vertel ons over de vereisten van uw organisatie en de werkinformatie die u wilt gaan verwerken.

mika.ketola@emosoftware.fi