Sicherheit & Datenschutz

Ihre Arbeit ist wichtig. Ihre Daten auch.

Sicherheit, Datenschutz und verantwortungsvolle KI sind beim Umgang mit Informationen aus dem Arbeitsalltag wichtig. Informieren Sie sich über den Arbeitskontext, den Prüfprozess und die Fragen, die Sie vor dem Einsatz von EMO in Ihrer Organisation klären sollten.

Ihre Daten

EMO führt berufliche Gespräche, Aufgaben, Dateien und Berichte in einem vernetzten Arbeitskontext zusammen. Je nach Arbeitsablauf können die Informationen Nachrichten, Aufgabendetails, Notizen, Fotos und PDFs umfassen.

Die Nutzungsbedingungen legen fest, dass Kunden die Rechte an den Inhalten behalten, die sie hochladen oder erstellen. Vereinbaren Sie bei organisationsweiten Informationen, wer für die Weitergabe, den Zugriff und Datenanfragen verantwortlich ist.

Sicherheit und Zugriff

Das Teilen von Arbeitsinformationen beginnt mit der Entscheidung, wer einbezogen werden soll. Besprechen Sie die Zugriffsanforderungen Ihrer Organisation mit EMO, einschließlich Benutzerrollen, gemeinsam genutzter Arbeitseinträge und persönlicher Tagesinformationen.

Im dokumentierten Aufgabenablauf schlägt Session eine Aufgabe vor, die der Nutzer prüfen und bestätigen soll. Prüfen Sie die Details und den vorgesehenen Empfänger, bevor Sie einen Arbeitseintrag erstellen oder teilen.

KI und Ihre Informationen

KI hilft dabei, berufliche Nachrichten zu interpretieren und strukturierte Aufgaben oder Berichte vorzuschlagen. Welche Informationen dabei einbezogen werden, hängt von der Anfrage und dem damit verknüpften Arbeitskontext ab. Die Nutzungsbedingungen verlangen, dass Nutzer KI-generierte Inhalte prüfen, bevor sie sich darauf verlassen.

Bevor Sie sensible oder zugriffsbeschränkte Informationen übermitteln, fragen Sie EMO, welche Anbieter diese verarbeiten, welche Informationen übermittelt werden und welche Bedingungen zu Training, Aufbewahrung und Verträgen für Ihren vorgesehenen Einsatz gelten.

Datenspeicherung und Infrastruktur

Der Speicherort von Daten betrifft mehr als nur den zentralen Arbeitseintrag. Fragen Sie für die Bewertung durch Ihre Organisation nach Dateispeicherung, KI-Verarbeitung, Backups und Supportzugriff sowie nach etwaigen internationalen Datenübermittlungen und geltenden Schutzmaßnahmen.

Praktische Fragen

Wer kann auf die Informationen unseres Unternehmens zugreifen?

Klären Sie zunächst, welche Personen die Arbeitsinformationen benötigen und welche Freigabeeinstellungen Ihre Organisation braucht. Kontaktieren Sie EMO, um die Zugriffsregelungen für Ihren vorgesehenen Arbeitsablauf zu besprechen.

Wo werden unsere Daten gespeichert?

Fragen Sie EMO nach den Verarbeitungsstandorten für den von Ihnen vorgesehenen Dienst, einschließlich Dateien, KI-Verarbeitung, Backups und Support. Der Unternehmensstandort allein gibt nicht alle Orte der Datenverarbeitung an.

Verwendet EMO Kundeninhalte zum Training von KI-Modellen?

Gehen Sie nicht davon aus, dass für alle KI-Funktionen oder Anbieter dieselben Bedingungen gelten. Fragen Sie EMO nach den für Ihren vorgesehenen Einsatz geltenden Beschränkungen für die Verwendung von Informationen zum Modelltraining und den Anbieterbedingungen, bevor Sie zugriffsbeschränkte Informationen übermitteln.

Was passiert, wenn Informationen an einen KI-Anbieter gesendet werden?

Entscheidend ist, welche Inhalte übermittelt werden, warum sie benötigt werden, wo sie verarbeitet werden und wie der Anbieter anschließend damit umgeht. Kontaktieren Sie EMO, um diese Anforderungen für Ihren Arbeitsablauf zu besprechen.

Können wir unsere Daten löschen oder exportieren?

Die Nutzungsbedingungen behandeln Zugriff, Export und Anbieterwechsel. Kontaktieren Sie EMO, um das verfügbare Verfahren für die Daten Ihrer Organisation zu besprechen, einschließlich Umfang, Format und etwaiger Aufbewahrungspflichten.

Unterstützt EMO Anforderungen im Zusammenhang mit der DSGVO?

Lesen Sie die Datenschutzdokumente und besprechen Sie die Verarbeitungsanforderungen Ihrer Organisation mit EMO. Die Verantwortlichkeiten hängen von den Informationen und der geltenden Vereinbarung ab. Die Dokumente sind keine Sicherheitszertifizierung.

Ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag verfügbar?

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) wurde als Entwurf zur rechtlichen Prüfung erstellt. Er ist keine freigegebene Vertragsfassung. Kontaktieren Sie EMO zu den Bedingungen für die geschäftliche Datenverarbeitung, bevor Sie sich darauf stützen.

An wen können wir uns bei Fragen zu Sicherheit oder Datenschutz wenden?

Wenden Sie sich mit Ihren Fragen zu Sicherheit oder Datenschutz an Mika Ketola unter mika.ketola@emosoftware.fi, den in den Nutzungsbedingungen genannten Ansprechpartner.